Réussir son approche de l’intelligence collective

21 Juin 2022

L’intelligence collective, ce n’est pas simplement faire travailler les gens ensemble ! Pour nous, la plupart des définitions sur Internet sont incomplètes, comme :

« Dans le monde du travail, l’intelligence collective est une organisation reposant sur la capacité à faire travailler ensemble des profils divers et variés (salariés, collaborateurs externes, clients, fournisseurs) contribuant à un même projet »

Ou encore,

« L’intelligence collective, c’est créer un environnement où chacun se sent confiant et autorisé à proposer de nouvelles idées, c’est encourager chacun à coopérer avec les autres membres de l’équipe ainsi que l’entraide et le travail en commun »

En effet, si nous nous arrêtons à ces définitions, un simple animateur serait suffisant pour vos sessions de travail d’intelligence collective. Or, pour que vos sessions soient efficaces, vous aurez besoin d’un facilitateur.

Quelle est la différence entre un animateur et un facilitateur ?

Dans les années 90, la facilitation se développait très largement dans les entreprises américaines, et ce mot étrange était très peu connu en France.

Aujourd’hui, effet de mode oblige, le mot facilitation est utilisé à toutes les sauces (facilitation graphique, facilitation virtuelle,…). De plus, le fait que certains animateurs ou modérateurs de réunion se présentent comme facilitateur finit par discréditer le terme de facilitateur et propage de l’incompréhension sur le but du rôle du facilitateur. Ainsi, son sens premier n’est toujours pas mieux compris en France.

A quoi sert la facilitation ?

La facilitation n’a qu’un seul objectif : s’assurer que plusieurs personnes travaillent efficacement ensemble pour mettre en place les solutions qu’ils/elles auront identifiées afin de résoudre un problème, un dysfonctionnement ou encore saisir une opportunité.

L’idée de la facilitation en soi est claire et assez facile à comprendre. La finalité est de s’assurer que les solutions retenues soient mises en œuvre, car après tout, c’est bien le seul moyen de savoir si ces solutions résolvent ou non le problème. Or, pour qu’il y ait action, il doit y avoir, au préalable, appropriation par les acteurs. Et le meilleur moyen de développer cette appropriation est que les acteurs participent à la construction des solutions. Donc faisons travailler ensemble les acteurs concernés par le problème, le dysfonctionnement ou l’opportunité à saisir, pour qu’ils s’approprient les solutions qu’ils mettront eux-mêmes en œuvre.

Certaines personnes ont fait le raccourci en ne se focalisant que sur la première partie de cette phrase « faire travailler ensemble les acteurs » et pensent que la facilitation consiste à s’assurer que les gens s’expriment, communiquent entre eux pour partager leurs idées, coopèrent et se font confiance. De nouveaux outils sont apparus, très efficaces au demeurant, pour favoriser cette collaboration (Klaxoon, Yellow, Miro,…). Mais, à ce stade, vous ne faites pas de la facilitation, vous faites de l’animation de réunion.

La facilitation doit prendre en compte la deuxième partie de la phrase à savoir « pour qu’ils s’approprient les solutions qu’ils mettront eux-mêmes en œuvre ». Et c’est bien là que la facilitation apporte toute sa valeur ajoutée à savoir s’assurer de l’appropriation de la (ou des) solution(s) retenue(s) par tous les acteurs. Car seule cette appropriation garantira la mise en œuvre des solutions retenues. Pour développer l’appropriation, le facilitateur va devoir travailler sur le process de la réunion (en amont, pendant la session de travail et en aval) pour s’assurer que l’appropriation est réelle. Son principal outil sera l’écoute du langage corporel des participants et la dynamique globale de l’équipe.

Il faut déjà un certain niveau d’expérience en facilitation pour percevoir le langage corporel ainsi que la dynamique de l’équipe pendant des sessions en présentiel. Alors, pour l’avoir essayé sous différents formats, je peux vous assurer qu’il est très difficile, voire impossible, de percevoir le langage corporel et la dynamique de l’équipe à travers une session de vidéo conférence. Par conséquent, j’ai un vrai problème avec ce que certains appellent la facilitation virtuelle.

Une journée de formation suffit pour comprendre l’approche théorique de la facilitation ; mais la maîtriser est beaucoup plus difficile. En effet, la facilitation est un art et comme tout art, il n’est pas inné, il faut le travailler encore et encore pour l’enrichir et le développer. Seule la pratique renforcera vos compétences de facilitation et la meilleure approche au départ est certainement la co-facilitation (groupe de 7 à 12 personnes avec 2 facilitateurs) ou la facilitation de Town Meetings avec un Lead facilitateur (groupes de plusieurs dizaines de participants – gérés par le Lead facilitateur – qui travailleront, sur des laps de temps réduits, en plusieurs sous-groupes ad hoc ayant chacun son propre facilitateur). La co-facilitation vous permettra de pratiquer avec un facilitateur expérimenté ce qui vous permettra d’essayer différentes approches sans craindre l’échec. La facilitation au format Town Meeting avec un Lead facilitateur vous permettra, dans un deuxième temps, de pratiquer votre art sur un petit groupe, tout en ayant le support ponctuel d’un facilitateur expérimenté pour vous guider.

En résumé, grâce au support de facilitateurs expérimentés, le déploiement de l’intelligence collective sera efficace. La dynamique collaborative deviendra une habitude dans le comportement de vos équipes, et la mise en œuvre des solutions (pour résoudre un problème, un dysfonctionnement ou encore saisir une opportunité) sera accélérée justement parce que ces solutions auront été identifiées par ces groupes de personnes. Le passage à l’action, permettra de mesurer l’efficacité de leur travail. Et si le résultat n’est toujours pas à la hauteur de vos attentes, cette mise en œuvre aura permis d’identifier des informations complémentaires (que vous n’auriez pas pu obtenir autrement) qui permettront d’améliorer les solutions initiales.

Yves CONNAN | Président KA MATE Strategy & CEO STEERVISION

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